Data Processing Agreement (DPA) – WelcomeMate.ai
Ultimo aggiornamento: 11 Settembre 2025
Il presente Data Processing Agreement ("DPA") disciplina il trattamento dei dati personali effettuato tramite il servizio WelcomeMate.ai ed è redatto ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").
Il presente DPA costituisce parte integrante dei Termini di Servizio di WelcomeMate.ai.
1. Definizioni
Ai fini del presente accordo si applicano le definizioni previste dal GDPR.
Titolare del trattamento (Controller)
Il Property Manager, azienda o professionista che utilizza il servizio WelcomeMate.ai per la gestione delle comunicazioni con i propri ospiti.
Responsabile del trattamento (Processor)
Amici Acquisition & Company Srl
Email: privacy@welcomemate.ai
Il Responsabile fornisce il servizio WelcomeMate.ai e tratta dati personali esclusivamente per conto del Titolare.
2. Oggetto del trattamento
Il Responsabile tratta dati personali per conto del Titolare al fine di erogare il servizio WelcomeMate.ai, che include funzionalità quali:
- gestione delle comunicazioni con gli ospiti
- automazioni di messaggistica
- assistenza automatizzata tramite AI
- integrazione con sistemi di gestione delle prenotazioni (PMS)
- gestione operativa delle prenotazioni
- notifiche e supporto operativo agli ospiti
Il trattamento avviene esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Titolare.
3. Tipologie di dati personali trattati
Il Responsabile può trattare, per conto del Titolare, le seguenti categorie di dati personali.
3.1 Dati degli ospiti
- nome e cognome
- numero di telefono
- indirizzo email
- lingua preferita
- date di check-in e check-out
- identificativi della struttura o prenotazione
- messaggi scambiati con il servizio
3.2 Dati tecnici
- identificativi dei messaggi
- timestamp delle comunicazioni
- log tecnici di sistema
- eventi di errore o diagnostica
Il Responsabile non tratta dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell'art. 9 GDPR.
4. Categorie di interessati
I dati trattati possono riguardare:
- ospiti delle strutture gestite dal Property Manager
- utenti autorizzati del Property Manager
- operatori delle strutture ricettive
5. Durata del trattamento
Il trattamento dei dati avviene per tutta la durata dell'utilizzo del servizio WelcomeMate.ai.
Alla cessazione del servizio:
- i dati possono essere cancellati
- oppure restituiti al Titolare su richiesta
- salvo obblighi legali di conservazione.
6. Integrazioni con sistemi PMS
WelcomeMate.ai può ricevere dati degli ospiti tramite integrazioni con sistemi di gestione delle prenotazioni (PMS) tramite API.
I dati importati tramite tali integrazioni sono trattati esclusivamente per:
- automatizzare le comunicazioni con gli ospiti
- gestire il flusso operativo delle prenotazioni
- fornire assistenza automatizzata.
Il Property Manager rimane responsabile della liceità del trasferimento dei dati dal PMS al servizio WelcomeMate.ai.
7. Servizi di messaggistica
Il servizio WelcomeMate.ai può utilizzare provider esterni di messaggistica per inviare comunicazioni agli ospiti, tra cui:
- API WhatsApp
- altri canali di comunicazione supportati dal servizio.
Tali provider possono trattare dati personali necessari alla consegna dei messaggi, come:
- numero di telefono
- contenuto del messaggio
- identificativi tecnici della comunicazione.
Il Responsabile garantisce che tali fornitori siano vincolati da adeguati accordi contrattuali conformi al GDPR.
8. Funzionalità di intelligenza artificiale
WelcomeMate.ai può utilizzare servizi di intelligenza artificiale per generare risposte automatiche agli ospiti.
Tali sistemi possono trattare temporaneamente i dati contenuti nei messaggi al solo scopo di:
- generare una risposta automatizzata
- migliorare la qualità del servizio
I dati non vengono utilizzati per finalità di marketing o profilazione.
Le funzionalità di assistenza automatica basate su intelligenza artificiale trattano i dati esclusivamente per generare risposte agli ospiti e non utilizzano i dati per finalità di addestramento dei modelli.
Il Responsabile adotta misure tecniche e contrattuali per garantire che i fornitori di servizi AI rispettino adeguati standard di protezione dei dati.
9. Obblighi del Responsabile
Il Responsabile si impegna a:
- trattare i dati esclusivamente su istruzioni del Titolare
- garantire la riservatezza del personale autorizzato
- adottare adeguate misure tecniche e organizzative di sicurezza
- assistere il Titolare nell'adempimento degli obblighi GDPR
- notificare eventuali violazioni dei dati personali (data breach)
10. Misure di sicurezza
Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:
- hosting su server situati nell'Unione Europea
- crittografia SSL/TLS dei dati in transito
- sistemi di autenticazione protetta
- controllo degli accessi
- logging delle attività
- backup periodici dei dati
- sistemi di monitoraggio dell'infrastruttura
- separazione tra ambienti di sviluppo e produzione
11. Sub-responsabili del trattamento
Per l'erogazione del servizio WelcomeMate.ai il Responsabile può avvalersi di fornitori terzi, tra cui:
- infrastruttura hosting – provider di hosting situati nell'Unione Europea
- servizi di pagamento – Stripe Inc.
- servizi di messaggistica – provider API WhatsApp
- servizi di intelligenza artificiale – fornitori di infrastrutture AI
Il Responsabile garantisce che tali fornitori siano vincolati da obblighi contrattuali conformi all'art. 28 GDPR.
12. Trasferimenti di dati extra UE
Il trattamento dei dati avviene prevalentemente su infrastrutture situate nell'Unione Europea.
Qualora alcuni servizi tecnici comportino trasferimenti verso Paesi terzi, tali trasferimenti avverranno esclusivamente nel rispetto degli artt. 44–49 GDPR, tramite:
- Standard Contractual Clauses (SCC)
- altri meccanismi di protezione previsti dal GDPR.
13. Diritti degli interessati
Il Titolare è responsabile della gestione delle richieste degli interessati relative ai diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR.
Il Responsabile assisterà il Titolare, per quanto tecnicamente possibile, nel soddisfare tali richieste.
14. Data breach
In caso di violazione dei dati personali, il Responsabile informerà il Titolare senza ingiustificato ritardo e fornirà tutte le informazioni necessarie per consentire al Titolare di adempiere agli obblighi di notifica previsti dal GDPR.
15. Restituzione o cancellazione dei dati
Alla cessazione del servizio WelcomeMate.ai, il Responsabile cancellerà o renderà anonimi i dati personali trattati per conto del Titolare, salvo obblighi legali di conservazione.
16. Legge applicabile
Il presente DPA è disciplinato dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dalla normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.
17. Contatti
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali: privacy@welcomemate.ai